FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION
Intitulé de la mission : Amélioration de la procédure de rectification des extraits
Nom de l’organisation : TGI (Tribunal de Grande Instance de mamoudzou)
Durée et date de réalisation : Ponctuelle du 06/05/2019 au 03/06/2019
Contexte international : oui non
FICHE DESCRIPTIVE DE MISSION
Le contexte dans lequel j'ai conduit ma mission est celui de l'entreprise qui s'intitule le TGI (Tribunal de Grande Instance) qui reçoit des administrateurs. Le tribunal de grande instance est complètent pour les affaires civiles portant sur des sommes supérieures à 10000€ et qui ne relèvent pas d'autres juridictions spécifiques. il s'agit notamment des affaires concernant les personnes et la famille (état civil, régimes matrimoniaux, successions, divorce, autorité parentale), des affaires concernant le droit de la propriorité immobilière, des brevets et droit des marques ou les affaires dont le montant est indéterminé. L'établissement TGI, situé route nationale de Kaweni à Mamoudzou (97600) est un établissement secondaire de l'entreprise cour d'appel de la Réunion. Crée le 29/03/2011, son activité est la justice
La mission présentée a été réalisée durant mon stage de première année de BTS. celle-ci emploie 1 salarié. J'étais sous la responsabilité du greffier qui était ma tutrice. Le service civil du parquet qui fonctionne 24h/24 et 7j7.
Ma mission consisté à améliorer la procédure de rectification des actes d’état civil.
Certaines personnes demandent la rectification de leurs noms, de leurs prénoms de leur date de naissance ou le rajout de certaines mentions (par exemple date de naissance des parents).
Cette mission s’est déroulée de manière ponctuelle du 06/05/2019 au 03/06/2019 elle a durée 1mois.
Le demandeur doit saisir le Procureur de la République en utilisant le formulaire de demande qu’ils peuvent retirer au TGI ou dans leur mairie. (les pièces à fournir toutes en original)
PS : Si la personne qui demande la rectification de son acte de naissance habite dans un pays anglophone on lui envoie l’imprimé de demande de rectification rédigé en anglais.
Si manque des pièces envoyer e-mail ou lettre en anglais.
Mon objectif consistait à faciliter la procédure pour les demandeurs qui venaient déposer leur dossier pour une rectification sur leurs actes. Pour cela j'ai imposé la solution qui pourra facilité amélioré la procédure pour une rectification:
- Réduire la liste d'attente
Pour mener à bien cette mission, je disposé de moyens et de ressources: un ordinateur, clavier, Internet, un accès au logiciel WINCY, mettte en place une nouvelle procédure. J'ai pris appui sur les consignes de la Directrice, puis sur les conseils et l'expertise du responsable concernée avec qui j'ai collaboré. Enfin, j'ai pu compter sur ma tutrice, la greffière chargé des fonctions d'encadrement ,redirection, d’administration et de coordination .En effet elle peut ainsi accéder à des emplois des greffiers fonctionnels lui permettant d'exercer des fonctions d'encadrement en qualité de chef de greffe, d'adjoint au directeur de greffe, de chef de service, d'experts au sein de service spécialisée dans le traitement de contentieux techniques ou de certaines procédures judiciaires.
Le mode de la collaboration est basé sur la coopération dans cette entité, chacun participe à la réalisation de la mission en fonction de ses compétences. Le procureur signe le dossier une fois traité par la greffière, pour cela il tient en compte de l'avis qui à était inscrit sur le dossier.
Sur le plan méthodologique, cette mission a notamment été conduite en lien avec le demandeur concerné dont le service assure la modification qui souhaite. Le procureur est intervenu pour mettre sa signature et ma tutrice, qui est la greffière, a eu un rôle de guide à mes cotés.
J'ai ensuite mené ou pris part aux activités suivantes:
- Vérifier si le dossier est complet (check liste).
- Classer le dossier pour une transmission à la mairie du lieu ou est détenu l’acte à rectifier.
-Envoie d’un mail ou courrier au demandeur pour fournir la pièce qui manque.
- Faire un rappelle au demandeur pour son dossier (fiche appel téléphonique).
- Schéma de la procédure actuelle.
- Note de synthèse sur la procédure actuelle :
a/ Description procédure actuelle
b/ Critique procédure actuelle
c/ Proposition
- Schéma de la nouvelle procédure
Enfin, j'ai évalué la procédure liée au changement pour les demandeurs et au remplacement par une nouvelle procédure.
J'ai du faire face à plusieurs contraintes: d'abord, au niveau du temps, ma mission devait être réalisée en 1 mois puisque après je devrai changer de service. Problème au niveau de la connexion est les lumières des fois ils étaient en panes, quand on contacter les officiers de chaque mairie ils n’étaient pas joignable. Ensuite, mon objectif était de traiter plus de dossiers en 1mois.
Pour mener à bien cette mission, plusieurs productions ont été réalisées:
- Note sur l’entretien avec la tutrice sur la mission a effectué
- Mail et Lettre pour informer la personne en manque de pièce
- Fiche d'appel téléphonique pour informer la personne en manque de pièce
-Schéma de la procédure actuelle
- Rapport sur la procédure actuelle avec proposition d’amélioration
- Schéma de la nouvelle procédure
Au niveau des résultats obtenus, le demandeur a était retenu parmi les personnes qui avaient un dossier complète. Cette mission m'a permis d'apprendre beaucoup de chose et de prendre plusieurs initiatives et responsabilités puisque j'étais responsable des dossiers.
